a) Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu đến nộp tại Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ địa chỉ: Số 02, Đường Trần Hưng Đạo, phường Tân Phú, thành phố Đồng Xoài, tỉnh Bình Phước. Ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Tổ chức, cá nhân đến sử dụng tài liệu phải có Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

- Công chức, viên chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đủ viết phiếu biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì viết phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện.

- Bước 2: Công chức, viên chức Phòng nghiệp vụ Quản lý kho trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phê duyệt.

- Bước 3: Tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ.

b) Cách thức thực hiện:

Tiếp nhận phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu và cung cấp hồ sơ, tài liệu cho độc giả đến nghiên cứu tại phòng đọc của Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ

+ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đăng ký sử dụng tài liệu;

+ Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác);

+ Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Mẫu số 05);

+ Phiếu yêu cầu đọc tài liệu (Mẫu số 06);

- Số lượng: 01 bộ

d) Thời hạn giải quyết:

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

Cá nhân, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

e) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Phòng Nghiệp vụ Quản lý kho.

g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

h) Lệ phí: Thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Ban hành kèm theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính

i) Tên mẫu đơn, Tờ khai hành chính:

Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu (ban hành kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV).

k) Yêu cầu/ Điều kiện thực hiện TTHC: Không

l) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

 - Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.